EHS管理之--文件管理

管理是需要在自己的職責(zé)范圍內(nèi)將物流、資金流和信息流調(diào)整到最優(yōu)最高效的狀態(tài)。無論是成本管理、運營還是EHS，都是在這樣的原則下進(jìn)行不斷的優(yōu)化和提升效率。而在EHS的日常管理中對于信息流的管理最重要的部分就是對于EHS文件的管理。ISO中對于文件的定義是：信息及其承載的載體。

為了確保文件的統(tǒng)一性規(guī)范性和高效性。我們需要建立一套對于文件管控的標(biāo)準(zhǔn)流程和規(guī)范。來去避免文件在傳遞和變化過程中出現(xiàn)偏差和錯誤。這是我們對于EHS文件管理核心訴求。筆者根據(jù)ISO的要求以及日常工作的經(jīng)驗為大家整理一些關(guān)于文件管理的tips。

文件的內(nèi)容

為了避免引起誤會，筆者所說的文件管理我們?nèi)Χㄔ贓HS管理中對于方針、政策、流程和操作規(guī)程以及相關(guān)記錄的管理。其他的文件或者信息。我們以后再仔細(xì)展開。首先，方針政策是根據(jù)公司的戰(zhàn)略和愿景而建立的公司對于內(nèi)外相關(guān)方的溝通的書面文件；一般方針政策會承諾公司的行為會通過一個什么樣的原則、以什么樣的方式實現(xiàn)一個什么樣的理想狀態(tài)或者成為一個什么樣的公司。它的存在是所有EHS管理的核心和根本目的。許多EHS人覺得方針政策都很虛沒有實際意義。其實它相當(dāng)一個定調(diào)；框定了EHS需要按照什么樣的風(fēng)險判定標(biāo)準(zhǔn)、用什么方式實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略和愿景。一般會提供兩個標(biāo)準(zhǔn)。一個是風(fēng)險的可接受標(biāo)準(zhǔn)；另外一個是行為的規(guī)范。其次，流程是根據(jù)方針政策的大原則，開展風(fēng)險識別后，識別的無法通過工藝和技術(shù)手段消除的公司不可接受風(fēng)險的管理性控制方法以及其他期望通過標(biāo)準(zhǔn)化工作流對管理活動中可預(yù)見的風(fēng)險進(jìn)行避免和監(jiān)控的手段和方法。因此流程的核心目的是規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的工作流。該工作流中有避免出現(xiàn)錯誤和監(jiān)控設(shè)計和控制點。因此，一般的流程會有相應(yīng)的職責(zé)以及方法和要求；這點與操作規(guī)程是有區(qū)別的。操作規(guī)程是為了完成某個具體的工作并確保按照標(biāo)準(zhǔn)工作步驟進(jìn)行的行為產(chǎn)出穩(wěn)定的輸出。因此，其關(guān)注的更多的是操作的步驟的標(biāo)準(zhǔn)化。筆者碰到許多人對于流程和操作的區(qū)別有混淆。最后，其他的相關(guān)記錄、表單等是為了對于操作過程的行為進(jìn)行可溯以及規(guī)范的信息。

文件的要求

ISO中對于文件管理的要求是具備可溯性、規(guī)范性和關(guān)聯(lián)性，雖然沒有明確提到但是筆者認(rèn)為文件的高效性也很重要。首先，對于文件的可追溯性是希望文件的建立、審核、修改、發(fā)布、接收、更新、培訓(xùn)、執(zhí)行和廢止的各個環(huán)節(jié)都具備有跡可循。有明確的相關(guān)記錄。這就需要我們對于文件的管理流程中對于文件的每個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范確保滿足要求。比如文件的創(chuàng)建應(yīng)該有一個固定的格式和標(biāo)準(zhǔn)；許多公司甚至細(xì)化到文件使用的字體、格式以及內(nèi)容框架都進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化；文件建立、修訂、評審和廢止都應(yīng)該有具體的審批和確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；通過這些規(guī)定讓文件有清晰的方法和步驟來實施。而文件的發(fā)布也應(yīng)該有清楚的要求和條件。確保文件發(fā)布的權(quán)威性。文件的接收環(huán)節(jié)需要根據(jù)被接收方與文件的重要度進(jìn)行分級。通常來說對于所有文件需要有一個交接的記錄和舊文件回收的記錄等；還需要根據(jù)重要度的關(guān)系要求文件的接收是屬于精通、熟悉、了解的不同級別采取不同的行動。比如精通需要進(jìn)行培訓(xùn)并完成相應(yīng)的考核、熟悉需要對文件內(nèi)容有清楚的掌握必要的話也需要有簡單培訓(xùn)；而對于了解的要求可能比較低就是需要簽收即可；這里重點說下舊文件的回收，筆者初入職場覺得沒有必要，其實從標(biāo)準(zhǔn)體系的要求以及實際情況來看，如果舊的文件沒有及時回收會造成現(xiàn)場指令的錯誤，許多崗位使用文件版本不一的情況。因此還是非常有必要的。

文件的關(guān)聯(lián)性

通過前文的描述相信大家應(yīng)該能看到不同級別的文件之間關(guān)聯(lián)性有一點感覺；公司的方針政策有點像樹的主干決定樹的大概形狀和輪廓，而流程相當(dāng)于樹的各個枝條；負(fù)責(zé)讓每個方位的信息和管理有規(guī)范固定和標(biāo)準(zhǔn)的路徑來傳遞；其與主干進(jìn)行關(guān)聯(lián)來為主干提供保障。而各個操作的流程更像樹的樹葉確保每個操作單元有穩(wěn)定的輸出和工作。而這些操作規(guī)程與其相關(guān)的枝條進(jìn)行關(guān)聯(lián)。這些關(guān)聯(lián)就決定了任何一個級別的文件發(fā)生變化相關(guān)聯(lián)的文件都需要進(jìn)行必要的調(diào)整。通常文件管理中通過文件編號的規(guī)范和關(guān)聯(lián)連接。另一方面也可以通過流程中的相關(guān)文件來提示文件間的關(guān)系。

文件的系統(tǒng)化

筆者一直認(rèn)為理論上所有的流程（程序）通過標(biāo)準(zhǔn)化的運行后，都可以考慮將管理系統(tǒng)化，一個好的程序文件可以輕易的通過IT的技術(shù)讓過程系統(tǒng)化；不僅僅可以有可追溯性也可以減少或者避免人為的失誤和遺忘。文件的管理經(jīng)過這么多年ISO的要求和標(biāo)準(zhǔn)化過程。應(yīng)該也可以形成一個非常實用的系統(tǒng)化管理工具。我們建立的是管理系統(tǒng)，但是很多的系統(tǒng)僅僅能實現(xiàn)存儲的簡單功能，沒有體現(xiàn)管理的概念；更無法將文件管理的程序通過系統(tǒng)來實現(xiàn)。系統(tǒng)應(yīng)該還有一個反饋功能（在我離開的時候還沒有完全實現(xiàn)但是已經(jīng)規(guī)劃完成）就是會形成一個dashboard給到不同級別的管理員和管代。會顯示文件系統(tǒng)中文件的整體情況；比如文件瀏覽的次數(shù)；哪些部門和個人對于文件的瀏覽量以及文件被下載的人（方便文件版本更換）當(dāng)然文件創(chuàng)建、更新、廢止等數(shù)據(jù)也可以通過看板實現(xiàn)。讓我們在文件管理的同時可以對文件的實際效果和作用有一些數(shù)據(jù)支撐。還有一些其他的作用各位看官可以自行腦補。

著現(xiàn)在AI技術(shù)和IT技術(shù)的迭代和升級。文件管理的過程可以借助技術(shù)的手段實現(xiàn)我們原來必須人工的繁瑣步驟。也是對于文件管理效率的提升。文件管理的內(nèi)容如果要詳細(xì)說可能內(nèi)容也不是簡單這些文字可以說清楚的。文件管理往往是EHS人的基礎(chǔ)工作，很多企業(yè)不太重視因為沒有明顯的績效。因此很多企業(yè)和個人也不愿意投入精力去做。但是筆者認(rèn)為這些基礎(chǔ)的工作對于后期的管理是非常有幫助的。如果各位EHS的人有精力可以先從這些基礎(chǔ)的工作開始。逐步完善和建立自己的管理矩陣。

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